Што е е-фактура?
Е-фактурата претставува дигитално потпишан документ во структуриран електронски формат, кој се испраќа, прима и обработува преку системот за е-фактура. За правните лица што се ДДВ-обврзници и вршат B2B продажба, електронското фактурирање станува задолжителна законска обврска.
Со нејзиното воведување, досегашната размена на фактури на хартија или како PDF-документи испратени по е-пошта се заменуваат со овој стандардизиран дигитален процес.
Оваа промена треба да го поедностави фактурирањето, без да создаде дополнителна работа и компликации. Меѓутоа ако е-фактурирањето се воведе како одвоена апликација или преку застарен систем што не може соодветно да се интегрира, компанијата ризикува да добие непотребни грешки, неусогласености и систем во кој вработените ќе треба посебно да се најавуваат и повторно внесуваат податоци.
Кога несоодветните системи водат до дупла работа?
Продажбата ја евидентира трансакцијата во еден систем. Магацинот ја ажурира залихата во друг систем или во Excel. Сметководството повторно ги внесува податоците, а потоа истите информации уште еднаш се препишуваат во посебна апликација за е-фактура.
Во тој случај, наместо да ја поедностави работата, е-фактурата носи само дополнителна административна работа.
За компаниите што имаат поголем број фактури, повеќе магацини, различни продажни места или посложени деловни процеси, ваквиот начин на работа носи изгубено време и податоци што не се целосно усогласени.
При изборот на решение за е-фактура, не е важно само дали системот може да креира и испрати е-фактура. Најважно е дали и како е-фактурата е поврзана со сите работни процеси во вашата компанија.
Скриениот трошок на одвоените системи
Самостојната (изолирана) апликација за е-фактура може да изгледа како брзо и едноставно решение. Но ако не е поврзана со продажбата, залихите и сметководството, дополнителната работа останува кај вработените.
Повторно внесување на исти податоци
Податоци како купувачи, артикли, цени, даночни стапки и рокот за плаќање најчесто веќе постојат во системот каде што е евидентирана продажбата.
Кога решението за е-фактура е, тие информации мора повторно да се внесат, да се копираат или да се пренесуваат преку датотеки.
Секоја фактура бара дополнително време, иако најголем дел од податоците веќе биле внесени.
Поголем ризик од човечка грешка
При рачно препишување лесно може да се внесат погрешни податоци за документите. Дури и мала грешка може да доведе до одбивање на фактурата, потреба од сторнирање, дополнителна комуникација со купувачот и повторување на целиот процес.
Проблемот не е само во исправката. Потребно е измената да се усогласи во сите системи во кои фактурата или продажбата била евидентирана.
Различни податоци во различни сектори
Кога продажбата, магацинот, сметководството и е-фактурирањето работат одвоено, секој сектор може да располага со различна верзија на истата информација.
Продажбата има една состојба, магацинот друга, а сметководството ја добива информацијата со задоцнување. Менаџментот, пак, нема целосен преглед без дополнително собирање и проверка на податоците или има погрешен увид на состојбите.
Повеќе проверки и потешко следење
Одвоените системи отвораат дополнителни прашања:
Дали податоците од продажната фактура се правилно пренесени?
Дали залихата е ажурирана?
Дали е-фактурата е испратена и прифатена?
Дали сторнирањето е евидентирано во сите системи?
Дали сметководствената евиденција одговара на испратениот документ?
Тоа е работа што интегрираниот систем може значително да ја намали.
Е-фактурата треба да се креира од веќе внесените податоци
Интегрираното решение не го третира е-фактурирањето како посебна активност, Е-фактурата природно се вклопува во веќе започнатите продажни и финансиски процеси.
Кога продажбата ќе се евидентира во Jongis ERP системот, податоците потребни за креирање на е-фактурата веќе постојат во системот:
купувачот и неговите податоци;
артиклите или услугите;
количините и цените;
даночните стапки;
условите и рокот за плаќање;
поврзаните магацински и финансиски документи.
Наместо повторно да ги внесува, корисникот со еден клик дирекно ја генерира и испраќа е-фактурата.
УЈП во моментов спроведува тестирање на системот за е-фактура преку веб-апликација и API-интеграција со постојните ERP системи. Тоа им овозможува на компаниите да го вклучат електронското фактурирање во своите постојни деловни процеси, наместо да го водат во целосно одвоена апликација. Повеќе информации за тековните активности се достапни на официјалната страница на УЈП.
Како функционира е-фактурата со Jongis ERP?
Со Jongis ERP, е-фактурата се креира од податоците што веќе постојат во системот.
Процесот започнува со продажбата. Е-фактурата се надоврзува на документите што веќе се креирани во комерцијалното работење, како понуди, нарачки, испратници и фактури.
Податоците за купувачот, артиклите, количините, цените и даночниот третман не треба повторно да се препишуваат во посебна апликација. Корисникот ја генерира и испраќа е-фактурата со еден клик, директно од Jongis ERP.
Процесот изгледа вака:
Продажбата се евидентира во системот.
Податоците за купувачот, артиклите, цените и даночниот третман веќе се достапни.
Евиденцијата на залихи и документи се ажурираат согласно процесот на компанијата.
Е-фактурата се генерира од постојните податоци.
Испраќањето, статусот, историјата и евентуалното сторнирање се следат во рамки на истата околина.
Продажбата и фактурирањето се поврзани со управувањето со залихите, така што промените се евидентираат во истиот систем, без паралелно водење во Excel.
Податоците од е-фактурата остануваат дел и од финансиското и сметководственото работење, без дополнително пренесување и рачно усогласување меѓу различни извори.
Нема повторно внесување на веќе евидентирана продажба. Нема пренесување податоци од една табела во друга. Нема потреба секој сектор одделно да ја проверува истата информација.
Што добива компанијата со интегрирано е-фактурирање?
Следење на статусот на секоја е-фактура
Вработените што го користат Jongis ERP можат директно во системот да проверат дали е-фактурата е испратена, примена, прифатена или одбиена. Сите статуси и промени се следат на едно место, без потреба од дополнително учење, најавување и проверки во други апликации.
Помалку административна работа
Вработените не трошат време на копирање, препишување и споредување исти податоци во повеќе системи. Процесот се завршува со помалку чекори и без рачни проверки.
Помал ризик од грешки
Со користење на веќе внесените и усогласени податоци се отстранува потребата од повторно рачно внесување. Со тоа се намалува ризикот од погрешни количини, цени, даночни стапки или податоци за купувачот.
Точна и навремена евиденција
Продажбата, залихата и финансиските податоци се дел од еден поврзан систем. Наместо секој сектор да води сопствена верзија, сите работат со усогласени информации.
Подобар преглед за менаџментот
Менаџментот има појасна слика за издадените фактури, продажбата, залихите, побарувањата и останатите поврзани процеси – без дополнително собирање податоци од повеќе извори.
Решение приспособено на начинот на работа
Секоја компанија има различен продажен, магацински и сметководствен процес. Затоа имплементацијата на Jongis ERP се приспособува на реалниот начин на работење, наместо компанијата да се приспособува на ограничувањата на одвоена апликација.
Локална имплементација и поддршка
Подготовката за е-фактура не завршува со активирање на софтверот. Потребно е да се проверат процесите, податоците, корисничките улоги и поврзаноста со останатите делови од работењето и соодветно да се проследат промени во постоечките деловни процеси или воведување нови во системот.
Тимот на Jongis, составен од експерти со длабоко познавање на даночната и платежната регулатива, обезбедува екстензивна локална поддршка, обука и консалтинг не само при имплементација на решението туку и во текот на работа по завршување на процесот.
Што да проверите пред да изберете решение за е-фактура?
Пред да донесете одлука, поставете ги следните прашања:
Дали решенијата за е-фактура кои ги разгледувате ги покриваат сите ваши деловни потреби ?
Дали постојниот ERP-систем може соодветно да се приспособи на е-фактурата или е потребна негова надградба или замена?
Дали податоците автоматски се достапни за сметководството?
Дали може да се следат статусот, историјата и сторнирањето со 1 клик без непотребно трошење време?
Дали е потребно рачно внесување, Excel табели или работа и пренос во трети системи?
Дали решението може да се приспособи на процесите на компанијата?
Дали има тим од експерти за локална имплементација, обука и поддршка?
Дали понудувачот има докажано искуство во развој на решенија за даночни и платежни регулативи ?
Ако решението ја покрива само последната точка – испраќањето на е-фактурата – тогаш најголемиот дел од административната работа сè уште останува кај вашите вработени.
Подгответе се за е-фактура без да воведете дополнителна работа
Е-фактурата треба да го поедностави фактурирањето, а не да создаде уште еден изолиран процес.
Со Jongis ERP, податоците од продажбата, залихите и финансиското работење се поврзани во еден систем. Е-фактурата се генерира од веќе внесени и усогласени информации, без повторно препишување и непотребни рачни проверки.
Закажете бесплатна презентација сега и дознајте како е-фактурата може да се вклопи во вашето постојно работење – без дополнителна рачна обработка и целосна контрола врз целиот процес.