Што е ERP систем и како да го изберете вистинскиот?

Кога една апликација на телефонот не ви одговара, ја бришете за пет секунди. Загубата е мала - малку изгубено време и можеби еден негативен коментар.

Со деловниот софтвер не е така. Погрешно избран ERP систем не се брише. Тој останува во компанијата со години, влече пари за лиценци и одржување, ги успорува луѓето секој ден по малку и создава отпор кој подоцна тешко се поправа. 

Изборот на ERP најмногу личи на брак. Одлуката се носи брзо, а последиците се живеат долго. И ако изберете погрешно, разводот е скап.

Затоа овој текст не е само „што е ERP“. Тој е за две прашања што одлучуваат дали системот ќе биде забрзувач или кочница:

1. Дали целата компанија работи со едни исти, точни податоци?

2. Дали луѓето без напор го користат системот секој ден или се борат со истиот?

Првото прашање сите го поставуваат. Второто редовно се заборава - а токму тоа најчесто има долгорочни последици.

Компаниите ретко започнуваат со сеопфатен интегриран систем. На почеток се доволни едноставна програма за фактури, неколку Excel документи и по некоја засебна алатка за одреден процес.

Со растот, повеќе клиенти, артикли, нарачки, продажни места и вработени - истиот начин на работа станува тежок за управување. Продажбата работи во една апликација, магацинот води своја евиденција, сметководството е во трет систем. За еден едноставен извештај, податоците прво мора рачно да се соберат и усогласат.

Типични знаци дека компанијата стигнала до таа точка:

• Клучни процеси се водат во Excel - набавките, залихите и финансиите се следат во одделни, рачно ажурирани табели наместо во централна база;

• Рачно препишување податоци - исти информации се внесуваат по неколку пати во различни програми;

• Е-фактурата се подготвува одвоено - податоците од продажбата рачно се прилагодуваат и префрлаат во трет систем за да се исполни регулативата на УЈП;

• Усогласување преку телефон и е-пошта - за да се провери дали состојбата во магацинот одговара со сметководството;

• Изолирани извештаи - секој оддел има свои „приватни“ табели што ги разбира и одржува само една личност, што е голем ризик при отсуство;

• Паралелна евиденција - оперативата води еден систем, сметководството друг, а на крајот од месецот се губат денови за порамнување.

Последиците не се видливи веднаш. Но како што расте обемот, тие стануваат скапи: продажба на артикли што ги нема на залиха, застој во производството, задоцнета испорака, погрешни набавки на суровини, неточни извештаи и одлуки донесени врз основа на застарена слика.

Проблемот ретко е во луѓето. Проблемот е што системите не ги поврзуваат нивните активности на едно место.

ERP е кратенка од Enterprise Resource Planning - систем за планирање и управување со ресурсите и деловните процеси на компанијата. Наменет е за секој тип компанија: од мали компании што растат, до фабрики и трговски мрежи со повеќе локации.

Во практика, ERP е централниот систем во кој продажбата, магацинот, набавката, производството и финансиите работат со исти и усогласени податоци. Наместо секој сектор да создава сопствена верзија на вистината, компанијата добива еден сигурен извор на податоци.

Во таков систем чекорите не се обработуваат одделно, туку се надоврзуваат:

Продажба → Залиха и магацин → Набавка → Производство → Финансии и сметководство → Е-фактура

Кога ќе се евидентира продажна нарачка, податоците за купувачот и артиклите се веќе достапни, се проверува расположливата залиха, магацинот добива информација што да подготви, по испораката залихата се ажурира, а фактурата и е-фактурата се креираат со еден клик од веќе внесените информации. Секој оддел го гледа делот што му е потребен според своите пермисии, но сите се повикуваат на исти основни податоци.

Тоа е основната вредност на ERP и таа е добро позната.

Тука завршува лесниот дел од одлуката. Затоа што вака опишани, сите ERP системи на пазарот звучат исто.

Кога ќе побарате понуди, ќе добиете слични списоци: модули, функционалности, интеграции, извештаи. На тој список речиси секој систем поминува.

Разликата не се гледа во табелата за споредба. Разликата се гледа во вторник во 16:40, кога магационерот има уште единаесет испратници пред затворање, а системот бара четири прозорци и дванаесет полиња за една ставка.

Токму тука влегува темата за која најмалку се разговара при купување ERP: корисничкото искуство (UX) -колку системот е брз, јасен и лесен за секојдневна употреба.

Речиси секоја компанија има вработени што се мачат со деловниот софтвер. Истите тие луѓе без никаков проблем користат апликации за банкарство, нарачка на храна, навигација или социјални мрежи. Никој не оди на дводневна обука за да нарача такси.

Разликата не е во луѓето. Разликата е во тоа што апликациите за широка употреба се дизајнирани да бидат разбирливи од прв обид, а голем дел од деловните системи се дизајнирани „да ги имаат сите функции“.

Многу постари ERP решенија денес нудат искуство од деведесеттите:

• преоптоварени екрани со десетици полиња од кои реално се користат пет;

• шифри што треба да се памтат наместо пребарување;

• навигација низ менија на четири нивоа за најчеста дневна задача;

• пораки за грешка што не објаснуваат ниту што е проблемот, ниту како се решава;

• спори одѕиви и екрани што се вчитуваат по неколку секунди, стотици пати дневно.

И покрај сите тие ограничувања, таквите системи сепак чинат многу - во лиценци, во одржување и во нешто што ретко се пресметува.

Лошото корисничко искуство не пристигнува како ставка на фактура. Тоа се плаќа во часови и во грешки.

Направете едноставна пресметка за вашата компанија. Ако едно евидентирање трае две минути повеќе отколку што е потребно, а дневно се обработуваат 60 документи, тоа се два часа дневно. На месечно ниво тоа е над 40 часа - еден вработен што цел месец работи на нешто што системот требало да го направи сам.

Но изгубеното време е само почетокот:

• Грешки. На преоптоварени екрани лесно се меша артикл, магацин, цена или даночна стапка. Секоја таква грешка бара сторнирање, објаснување и извинување кон клиентот.

• Заобиколни решенија. Ако новиот систем е потежок од стариот начин, тимот наоѓа кратенки. Најчестата „кратенка“ е Excel. Така компанијата плаќа ERP, а повторно води паралелна евиденција.

• Зависност од поединци. Комплициран систем создава двајца-тројца „луѓе што знаат“. Кога тие се на одмор или ќе заминат, работата застанува.

• Долга обука. Секој нов вработен ѝ носи трошок на компанијата пред да стане продуктивен, а флуктуацијата во магацин, продажба и производство не е мала.

• Систем што се користи наполовина. Компанијата плаќа за модули што никој не ги отвора, затоа што е побрзо да се заобиколат отколку да се разберат.

И тука се затвора кругот со првиот дел од овој текст: систем што луѓето го одбегнуваат не создава точни податоци. Точноста не зависи само од архитектурата на софтверот, туку и од тоа дали внесот е доволно едноставен за да се направи навреме и без грешка.

„Кориснички ориентиран“ е фраза што ја пишува секој производител. Затоа е поважно да се знае што конкретно да се бара.

1. Најчестите задачи се завршуваат брзо и на едно место

Осумдесет отсто од дневната работа се неколку задачи: креирање нарачка, издавање фактура, прием на стока, проверка на состојба, наплата. Тие мора да се завршуваат за неколку клика, без отворање на пет различни екрани.

2. Помалку е повеќе

Системот не треба да биде преполн со функции што вашата компанија нема да ги користи. Секоја компанија е различна, и она што е неопходно за една, за друга е само пречка на екранот. ERP ослободен од непотребни функции се прифаќа со многу помал отпор.

Затоа е важно секој вработен да го гледа само она што му треба за неговата работа - комерцијалистот, магационерот и книговодителот не треба да гледаат ист екран.

3. Системот објаснува, наместо само да блокира

Кога некоја акција не може да помине, добриот систем не кажува само „грешка“. Тој објаснува која е причината и што треба да се направи понатаму. Целта е повеќе проблеми да ги решава самиот корисник, а помалку да се јавува на поддршка за секоја ситница.

Истото важи и обратно: системот треба да бара потврда или повторен внес во ситуации каде што грешката е скапа, за да ја спречи пред да се случи.

4. Пребарување наместо памтење

Купувач, артикл, документ - сѐ треба да се наоѓа со пишување неколку букви. Ако вработените држат тетратка со шифри покрај компјутерот, тоа е знак дека системот работи спротивно од очекуваното.

5. Работи таму каде што се работи

Магацинот, теренската продажба и производството не се канцеларија. Пристапот преку таблет или телефон, работата со баркод-читач и функционирањето на повеќе локации не се луксуз, туку услов за податоците да влегуваат во моментот кога настануваат.

6. Извештаите се вадат самостојно

Ако за секој нов преглед мора да се отвори барање кај производителот и да се чека, системот не ви дава контрола. Основните извештаи и филтрирања треба да ги прави самиот раководител, тогаш кога му се потребни.

Секое демо изгледа беспрекорно. Презентацијата се води од човек што го знае системот напамет, со податоци подготвени однапред. Затоа побарајте нешто друго:

1. Демо со ваши податоци и ваши документи, не со примери подготвени од производителот.

2. Тестирајте со луѓето што не се „технички“. Дајте им пет реални задачи од нивното секојдневие и оставете ги сами да ги завршат.

3. Мерете време и запишувајте каде застануваат. И повратната информација и потрошеното време ви кажуваат повеќе од која било листа функционалности.

4. Прашајте што се случува кога нешто ќе тргне наопаку -при погрешно евидентирање, сторнирање или испад на интернет.

5. Прашајте како се решаваат барањата за прилагодување -колку траат, колку чинат и кој ги одобрува. Ова прашање е клучно, затоа што вистинските барања доаѓаат дури откако системот ќе почне да се користи.

6. Прашајте колку често излегуваат надградби и дали се вклучени во цената.

Кај постарите решенија поставени на сопствени сервери, почетната цена ретко ја покажува вкупната слика. На неа подоцна се додаваат серверска опрема, лиценци, резервни копии, безбедност, IT ресурс за одржување и надградби што често се посебен проект со посебна фактура.

Cloud решенијата ја менуваат таа сметка: помала почетна инвестиција, предвидлив месечен трошок, надградби што се дел од услугата и пристап од повеќе локации без дополнителна инфраструктура.

Затоа при споредба гледајте ја вкупната цена на сопственост (total cost of ownership) на три до пет години, а не само почетната инвестиција.

ERP системот не мора да се воведе одеднаш во целата компанија. Тој е составен од повеќе решенија (модули) што се поставуваат според потребите и приоритетите.

1. Продажба и комерцијално работење

Комерцијалното работење ги поврзува понудите, нарачките, ценовниците, испратниците, фактурите, купувачите и наплатата. Документите се надоврзуваат еден на друг, па продажниот тим го води целиот процес од еден преглед, без повторно препишување на истите информации.

2. Магацини и залиха

Со интегрирано управување со залихите, приемите, излезите, преносите, испораките и пописите се евидентираат во истиот систем. Продажбата и набавката имаат навремен увид во достапната количина по артикл, магацин или продажно место.

3. Набавка и логистика

Набавката ги гледа тековната залиха, продажбата и реалните потреби на компанијата на едно место, заедно со добавувачите, нарачките, приемите и поврзаните трошоци.

4. Производство

За производствените компании, управувањето со производството ги поврзува суровините, составниците, работните налози, операциите, полупроизводите и готовите производи. Системот овозможува следење на потрошувачката на материјали, текот на производството, шкартот и точната производствена цена.

5. Финансии и сметководство

Кога продажните, набавните и магацинските документи се дел од истиот систем, финансиското и сметководственото работење ги користи веќе евидентираните трансакции -без повторно книжење и препишување од различни извори.

6. Интегрирана е-фактура

Со интегрирано решение за е-фактура, фактурата не се подготвува во посебна апликација. Со еден клик системот ја креира од веќе внесените податоци за купувачот, артиклите, количините, цените и даночната стапка и ја испраќа до системот на УЈП.

Најголемиот страв при промена на софтвер не е цената, туку прекинот во работењето. Затоа преминот се организира постепено и паралелно:

1. Анализа на постојните системи и процеси.

2. Утврдување каде се појавуваат застои, грешки и дополнителна рачна работа.

3. Избор на приоритетни модули.

4. Подготовка и пренос на потребните податоци.

5. Тестирање на процесите.

6. Обука на корисниците.

7. Постепено започнување со работа и понатамошна поддршка.

Jongis ERP е развиен за компании што сакаат да ги поврзат процесите во еден систем, без притоа целото работење да го приспособат на ограничувањата на ригидно софтверско решение.

• Приспособен на реалното работење. Имплементацијата започнува со анализа на начинот на кој вашата компанија работи, па дури потоа се поставуваат соодветните модули.

• Екрани по улоги. Секој вработен работи со она што му е потребно за неговата позиција, што ја скратува обуката и ги намалува грешките.

• Усогласен со локалното работење. Македонските даночни, финансиски и сметководствени правила се дел од системот, вклучително и електронското фактурирање.

• Локална имплементација и директна поддршка. Бизнис анализа, конфигурација, подготовка на податоци, кориснички права, обука и поддршка од тим што ги разбира процесите, со директна комуникација.

• Контролиран премин. Замената на постојниот софтвер се одвива по фази, без прекин во секојдневното работење.

Не треба да се чека софтверот целосно да престане да функционира. Многу почесто, вистинскиот момент е кога ќе забележите дека тимот троши повеќе време да работи за системот, отколку што системот работи за нив.

Првиот чекор не е замена на сѐ одеднаш. Првиот чекор е да се утврди каде компанијата најмногу губи време и каде најчесто се појавуваат грешки.

Jongis ERP ги поврзува деловните процеси, ја намалува рачната работа и им дава на вашите тимови систем што навистина го користат.

Закажете бесплатен 15-минутен воведен разговор со тимот на Jongis. Заедно ќе ги разгледаме вашите тековни процеси и ќе утврдиме каде ERP системот може да ви заштеди време, да го намали ризикот од грешки и да ви обезбеди поголема контрола врз работењето.